Organizacja czasu pracy i wypoczynku

Wybrany przez nas temat powstał związany z faktem, że informatycy mają tendencję do zdobywania wiedzy i rozwijania się w zakresie, który ich interesuje. Niejednokrotnie dochodzi do momentu, gdy informatyk tworzy projekty w domu dla siebie, które rozwiązują jakiś problem znaleziony w pracy. Przykładem może być programista, który spotykając problem algorytmicznych w trakcie swojej pracy, szuka rozwiązań w domu, tworząc biblioteki, czy całe projekty, które ten problem rozwiązują, zamiast zajmować się tym tematem w trakcie pracy, a swój prywatny czas poświęcić na odpoczynek.

Powodem takiego działania często jest zła organizacja w miejscu pracy, a także zbyt krótki czas pracy, który powoduje powstawanie tzw. crunchy.

Większość społeczeństwa ma problem z nadaniem priorytetu dla poszczególnych zadań w kontekście odpowiedniego doboru czasu potrzebnej na wykonanie zadania, a dostępnym czasem. Na ten fakt wpływ ma wiele czynników wewnętrznych i zewnętrznych. Przykładowymi czynnikami wewnętrznymi mogą być szybkie zmiany w zakresie technologii i brakiem świadomości przemijania czasu, przez co informatycy nie zauważają jak czas przelatuje im przez palce. Idąc dalej tym tokiem możemy zwrócić uwagę na braki w umiejętności zarządzania swoim czasem (i niejednokrotnie czasem swoich pracowników), a także brak samokontroli, gdy dochodzi do crunchu pod koniec projektu. Zaś przykładem czynników zewnętrznych – zmiany w trakcie trwania projektu lub nieprzewidziane okoliczności na które nie mamy wpływu nie tylko jako specjalista, ale także jako człowiek.

Rozwiązaniem tego typu sytuacji jest praca nad świadomym zarządzaniem czasem i systematyczną weryfikacją aktualnego stanu prac w stosunku do całości wykonanych zadań i całości zadań, które zostały do wykonania.

Jest to znany temat w sektorze informatycznym, więc nasza wiedza w tej dziedzinie nie jest również taka mała. Źródła takich problemów zostały już nawet określone i poza wspomnianą już wcześniej złą organizacją zadań są nimi m.in. złe warunki pracy, gdzie możemy to rozdzielić na zbyt dużą ilość zadań na jednego człowieka (tzw. wymuszona wielozadaniowość), czy (świadome lub nie) ukrywanie problemów. Wracając jednak do złej organizacji zadań, można mieć na względzie złe określenie celu zadania (i jego wynik), a nawet w skrajnych przypadkach – brak celu, a połączenie tego ze źle dobranymi narzędziami do rozwiązania jakiegoś zadania, możemy dojść do swoistej ściany, która wpływa na pojawienie się zjawiska prokrastynacji wśród pracowników informatycznych.

Często jednak na taki stan rzeczy ma wpływ zarządzanie pracownikami, gdyż źle dobranie zadań do pracownika może spowodować, że dany pracownik uniesie się ambicją i nie będzie chciał skorzystać z pomocy innych osób, nawet z dokumentacji – tym samym polegając jedynie na swojej pamięci, która jest i będzie zawodna w stosunku do materiałów zapisanych i dostępnych dla innych pracowników. Zarządzający zespołem również może popełnić całą gamę błędów takich jak złe określenie czasu na wykonanie zadań lub całkowity brak określenia takiego czasu, a bez zwięzłego i konkretnego planu, bez zastosowania priorytetyzacji zadań dobranych do umiejętności, wiedzy i pewności siebie danego pracownika, jedynie spowodują rosnącą frustrację nie tylko pracowników, ale również kierownictwa, które zacznie wątpić w swój zespół.

Chociaż wcześniejsze źródła problemów są zauważalne i znaczące, nie są jedyne. Informatycy nawet w popkulturze są uznawani za leniwych, posiadających dużą ilość złych nawyków, którzy nie znają umiaru i nie widzą świata poza monitorem swojego komputera. Jako osoby znane z ilości wykorzystywanych gadżetów, niejednokrotnie nie mogą sobie poradzić z podstawowymi problemami w życiu. Cechy charakteru też takich osób, które niejednokrotnie na podstawie własnych doświadczeń uważają się za osoby lepsze od pozostałych nie ułatwiają społecznych powiązań z innymi osobami, które mogłyby im pomóc, nie dzielą się swoimi problemami. Zbyt często również pracujemy w godzinach nocnych “dla świętego spokoju”.

Niestety przez stres, który powstaje przez wszystkie wspomniane źródła problemów w organizacji do którego również jest dokładany stres narzucony przez przełożonego, stres związany z życiem prywatnym, sięgamy po używki, począwszy od palenia tytoniu, przez nadmierne spożywanie alkoholu (niejednokrotnie nawet w firmach wolno spożywać alkohol, chociaż na szczęście są to pojedyncze przypadki), aż po korzystanie z miękkich lub twardych narkotyków. Uciekamy w ten sposób od źródeł problemów i od chęci zrozumienia samej przyczyny tego typu sytuacji.

Same przyczyny są już znane wielu osobom, jednak nie zawsze znane są sposoby na rozwiązanie takich sytuacji, szczególnie poszukiwane są rozwiązania proste. Jednym z najprostszych jest wyrobienie sobie nawyków w pracy, czyli wykonywanie schematów zadań i wyrabianie w sobie systematyczności w ich wykonywaniu. W tym celu możemy stworzyć sobie bazę znanych problemów i ich rozwiązań, np.: zebranie wiedzy używanej w pracy w jednym miejscu szczególnie, gdy ta wiedza systematycznie się powiększa, ale pamięć tego nie ułatwia. Skupianie się na jednej czynności, bez rozpraszaczy w postaci spotkań, które nas nawet niejednokrotnie nie dotyczą również poprawiają ten stan. Jeśli spotykamy problem, który już ktoś rozwiązał – korzystajmy z tego, gdyż nie zawsze jest sens wymyślania koła na nowo, a zaoszczędzony czas warto poświęcić na poprawienie swojego życia prywatnego lub na odpoczynek i wcześniejsze położenie się spać. Wracając do schematyczności zadań – wyznaczenie pory czasu dla pracy i dla odpoczynku pozwoli nam na lepsze zaplanowanie zadań, a gdy ten czas ma zostać przekroczony – nie pozwólmy na to, nawet gdy pracodawca od nas tego wymaga. Odmówienie poświęcenia większej ilości pracy niż to jest ustalone, pozwoli nam na zmniejszenie stresu, a dobrze zaplanowane i wykorzystane przerwy w trakcie wykonywania zadań jest jak najbardziej dobre. Tak samo całość zadań powinna nam zająć do 60% czasu pracy, gdyż musimy zawsze brać pod uwagę nieprzewidziane okoliczności i ewentualne swoje pomysły. Planując to warto ustalać sztywne okresy czasu, z priorytetyzacją zadań, ale również, by ten plan dotyczy tylko kilku najbliższych dni. Jeśli to możliwe – również w tym planie uwzględnij potencjalne problemy, a jeśli na naszej liście zadań jest coś co nie musi być zrobione – to tego nie uwzględniamy w planie.

Wdrożenie powyższych ułatwi korzystanie z metodyki S.M.A.R.T., a także niedopuszczenie do sytuacji, gdy coś nas może zaskoczyć. Najtrudniejsze lub wymagającego największego skupienia wykonujemy w trakcie pierwszej godziny pracy, gdyż jest to moment największego skupienia i największego spokoju, a także nie przeszkadza nam zmęczenie.

Podsumowując, czas jest jedną z rzeczy, której nam nie przybędzie, więc musimy postarać się o dobre zarządzanie swoim czasem, a jeśli możesz coś zrobić dziś – zrób to i nie pozostawiaj na jutro, tym samym nie utrudniamy sobie samemu pracy i jej nie przedłużamy, a zyskamy czas, który możemy zainwestować w odpoczynek i przyjemności. Pamiętajmy również, że nie jesteśmy alfą i omegą – ktoś może nam pomóc i warto z tej pomocy korzystanie, niezależnie od tego, czy jest to pomoc kolegi, przyjaciół, czy specjalisty (np.: psychologa), gdyż nasz czas i nasze zdrowie jest najważniejsze i warto o nie zadbać.

Napisano w kooperacji z jmazur.pl